8.教育ネットひむかWEBメールシステム(以降、「ひむかWEBメール」と記す)において、メールを受信した際に本来添付されているはずのファイルが添付されない状態でメールを受信しました。どのように対処すれば良いでしょうか。

以下の原因が考えられます。以下に記載の対応策に従って対応をお願いします。

【事象】

ひむかWEBメールにおいて、メールを受信した際に本来添付されているはずのファイルが添付されない状態でメールを受信した。(添付ファイルが欠落した状態でメールを受信した。)

【原因】

① 相手側(送信元)のファイルの添付忘れ

② ひむかWEBメールの仕様によるもの

【対策】

相手側(送信元)がメール送信の際に、ファイルを添付することを忘れた可能性が考えられるため、一度、相手側へファイルを添付してメール送信を行ったか確認をしてください。

相手側のファイルの添付忘れではない場合、ひむかWEBメールの仕様が起因している可能性が考えられます。

メールの添付形式には、プログラムの仕組み上、”attachment(アタッチメント)”と”inline(インライン)”形式の2パターンが存在します。ひむかWEBメールでは、セキュリティの観点上、”inline”形式でのファイル受信を不可としています。”inline”形式は、メール本文中に画像データなどを埋め込む形式であり、メールを開いた時点で対象ファイルを自動的に開くことになります。このことから、悪意を持った第三者からのメール(迷惑メールなど)にウイルスなどが仕組まれたファイルが添付されていた場合、自動的(意図せず)にファイルを開くことになります。このことを防止するために”inline”形式でのファイル受信を許可しておりません。

そのため、仮に相手側が”inline”形式でメールの送信を行った場合は、次の方法で相手側に対応して頂く必要があります。(ひむかWEBメール利用者側のメール設定変更は不要です。)

＜対応策＞

１．相手側のメール形式を”標準テキスト形式”に変更して頂く。

　　　(相手側のメール環境が“HTML”形式や”リッチテキスト”形式メールになっている可能性があります。)

２．添付対象のファイルは、そのままの形式(word,pdf,jpg,等)で添付するのではなく、一度圧縮して”zip”形式で添付・送信して頂く。

 （イメージ図）

　　image.pdf

【補足事項】

本事象について、以下の電子メールソフトで発生することを確認しています。本事象が発生した場合、相手側の電子メールソフト環境を確認して頂き、上述の対応と合わせて各電子メールソフト別の対応を行って頂く必要があります。

・apple mail(mac os)

・Microsoft Outlook.com

＜apple mail＞

１．基本設定として、[編集]メニューの[添付ファイル]より、『常にWindows対応の添付ファイルを送信』及び『常に添付ファイルをメッセージの最後に
　　　挿入』にチェックを入れる設定にします。

２．添付ファイルに拡張子を付けた状態で、ファイルを添付するようにします。

（参考）

　　reference.pdf

＜Microsoft Outlook.com＞

１．ファイルを添付する際に、『添付ファイルとして保存する』方法を選択します。

　　　添付する際、[挿入]から[添付ファイル]を選択し、添付したいファイルを選択して[開く]を押下します。

　　　※『画像をインラインで送信する』方法で添付すると”inline”形式での添付形式となる可能性があります。